Hola y Bienvenido una vez más a mi blog, donde encontrarás resúmenes de extraordinarios libros como éste, que te ayudarán a convertirte en la mejor versión de ti cada día.
En esta ocasión, vuelvo con otro Best Seller por parte de Brian Tracy: «Administración de tiempo». Si deseas leer otro de sus éxitos, a continuación, te dejo el link del resumen del libro «tráguese ese sapo»:
https://weldynquezada.blog/2021/07/19/traguese-ese-sapo-de-brian-tracy/
Lo que aprenderás en este libro son las veintiuna soluciones más importantes en la gestión eficaz del tiempo que casi todas las personas altamente productivas han descubierto e incorporado a sus vidas.
TU CAPACIDAD PARA administrar el tiempo, como cualquier otra práctica en tu carrera como ejecutivo, determinará tu éxito o fracaso. El tiempo es un recurso indispensable e insustituible para el logro. Es tu bien más preciado. No se puede guardar, ni puede ser recuperado una vez perdido. Todo lo que tienes que hacer requiere tiempo, y cuanto mejor utilices tu tiempo, más lograrás y mayor será tu recompensa.
Las cuatro D para la efectividad
La primera D es el deseo: debes tener un intenso y apasionado deseo de conseguir controlar el tiempo y lograr la máxima eficacia.
La segunda D es decisión: debes tomar la decisión de practicar buenas técnicas de gestión del tiempo hasta que se conviertan en un hábito.
La tercera D significa determinación: debes estar dispuesto a persistir frente a todas las tentaciones en contra hasta que te hayas convertido en un gestor eficaz del tiempo. Tu deseo reforzará tu determinación.
Y, por último, la clave más importante para el éxito en la vida, la cuarta D, es la disciplina: debes disciplinarte para hacer de la gestión del tiempo una práctica permanente.
La disciplina efectiva es la voluntad de obligarte a pagar el precio, y hacer lo que sabes que debes hacer, cuando debes hacerlo, te apetezca o no. Esto es crucial para el éxito.
Haz lo que puedas, con lo que tienes, exactamente donde estés.
1. La psicología de la administración del tiempo
EL MODO EN QUE PIENSAS y te sientes contigo mismo determina en gran medida tu calidad de vida, y el núcleo emocional de tu personalidad es tu autoestima, definida como «lo mucho que te gustas a ti mismo».
La ley de control
Esta ley dice que te sientes bien contigo mismo en la medida en que sientes que llevas el control de tu propia vida.
Para rendir al máximo debes tener una fuerte sensación de control sobre las áreas importantes de tu vida profesional y personal.
Tus pensamientos y sentimientos
Tu concepto de ti mismo se compone de todas tus ideas, fotos, imágenes y, sobre todo, tus creencias acerca de ti mismo, en especial en cuanto a la forma de gestionar tu tiempo.
Las creencias se hacen realidad
¿Cuáles son tus creencias sobre ti mismo y tu capacidad para administrar tu tiempo personal? ¿Te ves y piensas en ti mismo como un administrador de tiempo altamente eficiente y eficaz?
Programa tu mente
La primera es cambiar tu diálogo interno.
La segunda manera de transformar tus comportamientos es visualizarte a ti mismo como un administrador de tiempo excelente. Mírate como alguien organizado, eficiente y al control de tu vida. Recuerda que la persona a la que «ves» en tu interior es la persona que «serás» en el exterior.
La tercera forma de programarte es actuar «como si» ya fueras un buen administrador de tu tiempo. Piensa en ti mismo siendo bien organizado en todo lo que haces. Si ya fueras excelente en la gestión del tiempo, ¿cómo te comportarías? ¿Qué estarías haciendo de manera diferente?
2. Establece tus valores
Una buena gestión del tiempo requiere que armonices el control sobre una secuencia de eventos con lo que es más importante para ti. Si no es importante para ti, entonces nunca te sentirás motivado y decidido a conseguir el control de tu tiempo.
Significado y propósito
Toda persona tiene una profunda necesidad de significado y propósito en la vida. Una de las principales causas de estrés e infelicidad personal es la sensación de que lo que estás haciendo no tiene sentido y finalidad según tú y tus valores y convicciones más profundas. Siempre hay que empezar por hacerse la pregunta «¿Por qué?».
¿Qué valoras más?
La siguiente pregunta que hay que formularse es: «¿Qué valoras más en la vida?». ¿Qué es lo que realmente te preocupa y defiendes? ¿Qué no te representa?
Solo te sentirás feliz, valioso y estimable según el grado en que tus actividades del día a día estén en armonía con tus valores.
3. Piensa en tu visión y misión
Muy a menudo, puedes encontrarte trabajando muy duro, pero no te has tomado el tiempo de retroceder y pensar qué es lo que realmente quieres lograr.
¿Estás trabajando con el fin de ganar dinero suficiente para estar seguro y sentirte feliz?
¿Estás trabajando porque amas tu trabajo, o porque sientes que estás en una misión de lograr algo muy importante?
¿Cómo sería tu mundo si lograras tu meta más grande? ¿Cuál es tu visión de ti mismo y de tu carrera a largo plazo? ¿Cuál es tu misión? ¿Qué diferencia quieres marcar en la vida de otras personas?
4. Proyecta hacia adelante, mira hacia atrás
Aparta treinta minutos o más cada día para revisar tus metas, planes y progreso. El mejor momento para realizar esta revisión es a primera hora de la mañana. Tómate un tiempo para pensar, planear, soñar y crear.
Solo lograrás la grandeza de la que eres capaz cuando comiences a apartar tiempo regularmente para pensar en quién eres, qué quieres y la mejor manera de lograrlo.
Piensa dónde estás hoy y dónde quieres estar dentro de cinco años.
Cuando tienes claro dónde quieres estar en algún momento del futuro, es mucho más fácil que puedas tomar mejores decisiones en el presente. La regla es que la visión a largo plazo mejora la toma de decisiones a corto plazo. Habrás oído el dicho: «Si no sabes adónde vas, cualquier camino te llevará allí».
5. Redacta planes
Una vez que tengas claro tu objetivo, a continuación haz una lista con todo lo que puedas pensar que vas a tener que hacer para lograr ese objetivo.
La acción sin planificación es la causa de todos los fracasos. Resiste la tentación de tomar medidas antes de haber hecho planes a fondo por adelantado.
Planificación para el alcance de una meta
Además de los objetivos por escrito, las personas de éxito han escrito planes de acción que siguen todos los días.
1. ¿Cuáles son las dificultades y obstáculos que se interponen entre ti y el logro de tu meta?
2. ¿Qué otros conocimientos, habilidades o información son necesarios para lograr tu objetivo o completar tu proyecto?
3. ¿Quiénes son las personas, grupos u organizaciones cuya ayuda y cooperación necesitas para alcanzar tu meta?
4. De todas las personas que pueden ayudarte a alcanzar tu meta, ¿cuál es la persona más importante de todas? ¿Qué podrías ofrecer a cambio de la ayuda y cooperación de esta persona para conseguir tus objetivos más importantes aún más rápido?
6. Registra tus proyectos
Un proyecto es un resultado que requiere de la realización de una serie de muchas tareas de menor tamaño.
Tal vez la herramienta más poderosa que puedes utilizar para maximizar tu eficacia y aumentar drásticamente tus logros es una lista de verificación. Una lista de verificación consiste en una serie escrita de pasos, en orden cronológico, que creas antes de comenzar a trabajar.
7. Crea tu lista de «cosas para hacer »
Mucha gente se mueve y da vueltas durante la noche tratando de no olvidar algo que tienen que hacer al día siguiente. Si creas una lista antes de irte a la cama, escribiendo todo lo que has planeado para el siguiente día de trabajo, dormirás mucho mejor y te despertarás más fresco.
Nunca hagas algo que no esté en tu lista. Si surge una nueva tarea o proyecto, anótalo en tu lista y establece su prioridad antes de empezar a trabajar en ello.
Recuerda que solo puedes controlar tu tiempo si dejas de hacer las cosas de bajo valor.
8. Establece prioridades claras
Toda la gestión del tiempo se reduce a ayudarte a determinar la tarea más importante que puedes hacer en este momento, y luego darte las herramientas y técnicas para comenzar de inmediato con esa tarea, para que puedas seguir trabajando en ella hasta que la hayas completado.
Cuando comiences cada día con una lista de tus tareas y responsabilidades, antes de empezar el trabajo, revisa rápidamente la lista y selecciona el veinte por ciento de las tareas que pueden realizar una mayor contribución a la consecución de tus metas y objetivos más importantes.
9. No te desvíes
«¿CUÁL ES EL USO más valioso de mi tiempo en este momento?».
Puesto que es la pregunta más importante de toda la gestión del tiempo, pregúntatelo una y otra vez hasta que se convierta en una guía automática que te motive y te lleve a centrarte en tu tarea o actividad de mayor valor.
10. Establece tus áreas de resultado clave
Tus áreas de resultado clave son aquellas cosas por las que has sido contratado para hacer, lograr u obtener. Son tus principales prioridades en términos del valor que aportas a tu empresa. Estas son las tareas que, una vez logradas, determinan si cumples o no con tus responsabilidades para con tu empresa y contigo mismo.
11. Delega en otros
Delega todo lo posible en quienes puedan hacer las tareas tan bien o mejor que tú. Usa la «regla del setenta por ciento». Si alguien más puede hacer una determinada tarea al setenta por ciento de tu nivel de calidad, ese trabajo es un candidato ideal para abandonar tu mesa y aterrizar en la mesa de esa otra persona.
Siempre tienes una elección. Puedes hacerlo tú mismo, o puedes hacer que alguien más lo haga. La alta productividad requiere que siempre pienses en términos de este último enfoque: «¿Quién más puede hacer este trabajo aparte de mí?».
12. Concéntrate y sé firme
Si no te disciplinas para concentrarte en un único propósito, siempre te encontrarás trabajando en tareas de baja prioridad.
Siempre deja tiempo suficiente para tus prioridades principales. Averigua cuánto tiempo vas a invertir en hacer el trabajo y luego añade un treinta por ciento más adicional, para tener en cuenta interrupciones, emergencias y responsabilidades inesperadas.
Otra clave para la concentración firme es evitar la «atracción de la distracción». En lugar de responder a cada correo electrónico o llamada de teléfono, «¡déjalos estar!». Cierra la puerta, apaga todos los dispositivos y aparta todo a un lado para que puedas trabajar en la tarea única que puede marcar una mayor diferencia para tu empresa y carrera en este momento.
13. Supera la procrastinación
Tu capacidad para superar la dilación y hacer el trabajo a tiempo puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso en tu carrera.
La persona de alta productividad posterga las tareas y actividades de bajo o de ningún valor. La persona de baja productividad posterga las tareas que tienen un valor considerable para la empresa y para la propia carrera de la persona.
14. Crea bloques de tiempo
Las actividades de oficina requieren pensar rápido, a corto plazo. Las tareas creativas requieren pensamiento, planificación y aplicación.
Muchas de las personas más productivas en los negocios se disciplinan para ir a la cama temprano y luego se levantan a las 5 o 6 a.m. para poder trabajar de sesenta a noventa minutos ininterrumpidos antes de ir a la oficina.
Recuerda que eres un genio en potencia. Una de las áreas donde puedes demostrar tu creatividad es la creación de bloques de tiempo en los que puedes hacer más cosas y avanzar más rápido en tu carrera.
15. Controla las interrupciones
LAS INTERRUPCIONES INESPERADAS y no programadas se encuentran entre los mayores dilapiladores de tiempo de los negocios y la industria. Estas interrupciones pueden venir en forma de una llamada de aviso de tu ordenador, un teléfono que suena, un mensaje SMS enviado a tu teléfono móvil, o gente que simplemente entra a tu oficina porque necesita hablar.
16. Agrupa tus tareas
AGRUPAR TUS tareas significa simplemente que hagas cosas similares al mismo tiempo. Hay una «curva de aprendizaje» en todo lo que haces. Al completar una serie de tareas similares o idénticas de forma consecutiva, la curva de aprendizaje te permite reducir el tiempo necesario para completar cada tarea hasta en un ochenta por ciento en el momento de completar la quinta tarea idéntica.
Toma la decisión de no permitir que tu correo electrónico controle tu vida, como la cola mueve al perro. En cambio, disciplínate para utilizar el correo electrónico como una herramienta de negocios. Responde rápido y ve al grano. Revisa tu correo electrónico solo dos veces al día, o menos frecuentemente.
17. Gestiona el teléfono
EL TELÉFONO PUEDE ser un excelente sirviente o un amo terrible — especialmente si te sientes obligado a responder cada vez que suena. Para lograr la máxima productividad, debes poner el teléfono en su lugar para que no termines como un esclavo de cualquier persona que marca tu número.
Una de las razones por las que nos estamos convirtiendo en esclavos de la atracción por la distracción es la curiosidad. No podemos parar de preguntarnos quién nos está enviando un mensaje, o quién hay al otro lado del teléfono. La única manera de resistir esta tentación de distraerte es apagar el teléfono totalmente, para que ni siquiera lo oigas sonar.
Cuando llames a otra persona, pregunta siempre: «¿Es un buen momento para hablar?». Los altos ejecutivos utilizan esta frase cortés y profesional para empezar una llamada de teléfono, incluso las acordadas y programadas.
Cuanto más preciso y preparado puedas estar sobre el tiempo y el contenido de tu conversación telefónica, más harás, de forma más rápida y más productivo serás en cada llamada.
18. Dirige reuniones eficientes
Asegúrate de tener una buena razón para convocar o asistir a cualquier reunión.
Calcula el pago por hora de los asistentes a esas reuniones y date cuenta de que necesitas obtener una compensación por tu inversión de esa cantidad de dinero.
Prepara un orden del día para cada reunión, y sigue siempre el orden escrito.
Inicia y termina tus reuniones puntualmente.
Como Peter Drucker escribió una vez: «Cualquier cosa que suponga más de un veinticinco por ciento del tiempo de gestión dedicado a reuniones es signo de mala organización».
19. Lee más rápido, recuerda más
Para tener éxito hoy tienes que mantenerte al día con tus obligaciones de lectura. Vivimos en una sociedad basada en el conocimiento, y una pieza clave de información puede tener un efecto inmediato en tu trabajo y toma de decisiones.
Invierte un tiempo para ser selectivo con lo que lees.
Resiste la tentación de gastar tiempo leyendo cosas que no son de valor inmediato o de relevancia para tu vida y trabajo.
Recuerda: «Los lectores son líderes». Es imposible que estés al día en tu campo y en la cima de tu industria a menos que alimentes tu mente, continuamente pero de forma selectiva, con la información que está siendo generada hoy por parte de las personas más inteligentes que hayan vivido.
20. Invierte en desarrollo personal
La regla básica en relación con el desarrollo personal es que no puedes ir más allá de lo que has ido hoy con tu conocimiento y habilidad actuales. Para ir más allá y avanzar en tu carrera, tienes que adquirir más conocimientos. Tienes que aprender más para ganar más.
Asiste a seminarios y talleres impartidos por expertos en tu campo al menos cuatro veces al año. Sé concienzudo en la búsqueda de estos seminarios. Prepárate para viajar grandes distancias para aprender de las mejores personas de tu negocio.
Trata de evitar las conferencias y seminarios de profesores universitarios que escriben desde sus torres de marfil.
21. Organiza tu espacio de trabajo
Guarda todos tus documentos en sus archivos correspondientes, tanto físicos como virtuales. Trata solo con tu tarea presente. Trata de tener solo un elemento delante en la medida de lo posible.
Muchas personas creen que trabajan con mayor eficacia en un entorno de trabajo desordenado con un escritorio abarrotado. Sin embargo, todos los estudios que se han hecho demuestran que cuando la gente se ve obligada a limpiar su entorno de trabajo, para tener una sola tarea delante suyo, su productividad se duplica y hasta triplica, por lo general de la noche a la mañana.
Conclusión
La cosa más importante que puedes integrar en tu vida es el equilibrio y la moderación.
El principal propósito de aprender y practicar las habilidades de gestión del tiempo es aumentar y mejorar la calidad general de tu vida. Es aumentar la cantidad de placer y felicidad que experimentas.
No importa lo adecuado que sea tu trabajo para ti, tu calidad de vida va a estar determinada en gran parte por tres cosas. La primera es la calidad de tu vida interior.
La segunda área es tu Salud.
Por último, y lo más importante de todo, saca tiempo para tus relaciones.
Una gran vida es aquella que está en equilibrio. Si pasas tiempo suficiente preservando y mejorando la calidad de tus relaciones, encontrarás que obtienes más alegría, satisfacción y rendimiento de tu tarea; encontrarás el éxito.
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