Hola y Bienvenido/a una vez más al segmento de resúmenes de extraordinarios libros que mes a mes preparo en este blog.
En este libro, Brian Tracy incide directamente en los factores que determinan una eficaz administración personal del tiempo: decisión, disciplina y resolución.
Detalla 21 pasos lógicos que te ayudarán a terminar con la postergación de las tareas importantes hoy mismo y a definir tus objetivos y metas globales.
Espero que le saques mucho provecho a sus enseñanzas y como siempre lo comento; no dejes de leer el libro y usa este resumen como un ayuda memoria:
Una persona promedio que desarrolla el hábito de establecer claras prioridades y completar rápidamente tareas importantes superará a un genio que habla mucho y hace planes maravillosos pero consigue hacer muy poco.
Durante muchos años se ha dicho que si lo primero que hace cada mañana es tragarse un sapo vivo, podrá continuar el día con la satisfacción de saber que lo peor que podía haberle sucedido probablemente ya ha pasado.
Su «sapo» es su tarea mayor y más importante, la que probablemente postergue si no hace inmediatamente algo al respecto. También es precisamente la tarea que puede tener el mayor impacto positivo en su vida en este momento.
También se ha dicho que «si tiene que tragarse dos sapos, tráguese primero el más feo».
Este es otro modo de decir que sí tiene delante dos tareas importantes, empiece por la mayor, la más dura y la más importante. Disciplínese para empezar inmediatamente y luego perseverar hasta que haya completado la tarea antes de pasar a otra cosa. Resista la tentación de empezar por la tarea más fácil.
La clave para alcanzar altos niveles de rendimiento y productividad es desarrollar el hábito perdurable de encarar su tarea principal como primera cosa cada mañana. Tiene que desarrollar la rutina de «tragarse ese sapo» antes de hacer cualquier otra cosa y sin ocupar demasiado tiempo en pensarlo.
La gente exitosa y eficaz es la que se concentra directamente en sus tareas principales y luego se disciplina para trabajar resuelta y continuamente hasta que completa esas tareas.
El «fracaso en la ejecución» es uno de los mayores problemas en las organizaciones de hoy. Mucha gente confunde actividad con logro. Hablan continuamente, mantienen reuniones interminables y hacen planes maravillosos, pero en último instancia ninguno hace el trabajo ni obtiene los resultados requeridos.
Estamos diseñados mental y emocionalmente de tal modo que el cumplimiento de las tareas nos proporciona una sensación positiva. Nos hace felices. Hace que nos sintamos ganadores.
Cada vez que completa una tarea de cualquier dimensión o importancia experimenta un brote de energía, entusiasmo y autoestima. Mientras más importancia tenga la tarea terminada, más feliz, más confiado y más poderoso se sentirá consigo mismo y con el mundo.
Necesita tres cualidades claves para desarrollar los hábitos de la focalización y de la concentración, cualidades que se pueden aprender. Son: decisión, disciplina y determinación.
1. Ponga la mesa
Regla: uno de los peores usos del tiempo es hacer muy bien algo que no había ninguna necesidad de hacer.
Una gran regla para el éxito: piense sobre papel.
Paso número uno: Decida exactamente qué quiere. O bien decide por sí mismo o bien siéntese con su jefe y exponga sus objetivos y metas hasta que tenga claro qué se espera de usted y en qué orden de prioridades.
Paso número dos: Escríbalo. Piense sobre papel. Cuando escribe su objetivo lo cristaliza, le da una forma tangible. Crea algo que puede tocar y ver. Por otra parte, un objetivo o meta que no está escrito sólo es un deseo o una fantasía.
Paso número tres: Establezca una fecha tope para su objetivo. Un objetivo o una decisión sin una fecha tope carece de urgencia: No tiene verdadero comienzo ni fin.
Paso número cuatro: Haga una lista de todo lo que puede pensar acerca de lo que va a tener que hacer para lograr el objetivo.
Paso número cinco: Organice la lista como un plan. Organice su lista según prioridades y conforme a una secuencia. Concédase unos minutos y decida qué necesita hacer en primer lugar y qué más tarde.
Paso número seis: Actúe inmediatamente conforme al plan.
Paso número siete: Decida hacer cada día algo que le acerque a su objetivo principal.
La ejecución es todo si quiere obtener cualquier clase de éxito.
Piense en sus objetivos y revíselos cotidianamente. Cada mañana emprenda una acción relacionada con la tarea más importante que puede realizar para conseguir el objetivo, más importante en ese momento.
2. Planifique cada día con antelación
Mientras mejor sea el plan que tenga, más fácil le resultará superar la postergación de las decisiones, empezar, tragarse el sapo y continuar.
Planificar el día no le consume más de diez o doce minutos, pero esta pequeña inversión de tiempo le ahorrará por lo menos dos horas (entre 100 y 120 minutos) de tiempo perdido y esfuerzo impreciso durante el día.
Trabaje siempre con una lista. Cuando se presente algo nuevo, agréguelo a la lista antes de hacerlo.
Una de las reglas más importantes de la eficacia personal es la del 10/90. Dice que el primer 10 por ciento del tiempo que ocupa planificando y organizando su trabajo, antes de empezar, le va a permitir ahorrar hasta el 90 por ciento del tiempo que ocupará en hacer el trabajo una vez que lo ha empezado.
3. Aplique a todo la regla 80/20
Regla: resista la tentación de terminar primero con lo pequeño.
Recuerde que cualquier cosa que haga reiteradamente termina por convertirse en un hábito difícil de erradicar.
La parte más dura de cualquier tarea importante es, justamente, empezar a hacerla.
La administración del tiempo es, en verdad, administración de la vida, administración personal.
Las personas eficaces y productivas se disciplinan para empezar por la tarea más importante que tienen delante.
4. Estudie las consecuencias
Regla: el pensamiento a largo plazo mejora las decisiones de corto plazo.
Antes de empezar algo, siempre debería preguntarse: «¿Cuáles son las consecuencias potenciales de hacer o no hacer esta tarea?»
El tiempo fluye ininterrumpidamente de todos modos. La única pregunta es qué uso hace de él y dónde va a estar usted al cabo de las semanas y meses que pasan.
5. Practique continuamente el método ABCDE
Funciona así: empiece con la lista de lo que tiene que hacer al día siguiente. Piense sobre papel.
Después escriba una A, B, e, D o E delante de cada asunto de la lista antes de empezar con la primera tarea.
Un asunto «A» se define como algo muy importante, que debe hacer o en caso contrario afrontará graves consecuencias.
Un asunto «B» se define como una tarea que debería hacer. Pero sus consecuencias sólo son leves. La regla es que nunca debe hacer una tarea «B» si hay pendiente una tarea «A».
Una tarea «C» se define como algo que sería agradable hacer, pero cuyas consecuencias son inexistentes lo haga o no lo haga.
Una tarea «D» se define como algo que puede delegar en otra persona.
Una tarea «E» se define como algo que puede eliminar sin que eso importe en lo más mínimo.
6. Céntrese en áreas clave de resultados
Las áreas clave de resultados en administración, por ejemplo, son planificación, organización, equipo, delegación, supervisión, medición e informes.
Un área clave de resultados es una actividad que está bajo su control. Es un producto de su trabajo que se convierte en aporte o factor que contribuye al trabajo de otros.
7. Obedezca la ley de eficiencia obligada
La ley de eficiencia obligada dice que «nunca hay tiempo suficiente para hacer todo, pero siempre hay tiempo suficiente para hacer la cosa más importante».
En otras palabras, no se puede tragar todos los renacuajos y sapos del estanque, pero se puede tragar el más grande y más feo, y esto será bastante, por lo menos de momento.
8. Prepárese concienzudamente antes de empezar
Una de las grandes técnicas para superar la postergación de las decisiones (tragarse sapos) es tener todo dispuesto por anticipado antes de trabajar. Cuando todo está organizado en orden y en una secuencia adecuada, uno se siente mucho mejor para empezar a trabajar.
9. Haga sus deberes
Regla: el aprendizaje continuo es el requisito mínimo para el éxito en cualquier campo.
El mejoramiento personal y profesional es una de las cosas que más tiempo ahorra. Mientras mejor sea en una tarea clave, más motivado se encuentra para entregarse a ella.
10. Refuerce sus talentos especiales
Una de sus grandes responsabilidades en la vida es decidir qué le gusta verdaderamente hacer y después entregarse de corazón a hacer eso y a hacerlo de la mejor forma posible.
Debería dirigir siempre sus mejores energías y capacidades a empezar y completar esas tareas clave donde sus talentos y capacidades únicas le permiten concretar las cosas y producir un aporte significativo. No puede hacer todo, pero puede hacer esas pocas cosas en que sobresale, las pocas cosas que fácilmente pueden marcar una diferencia.
11. Identifique sus obstáculos clave
Las personas exitosas siempre empiezan el análisis de los obstáculos con esta pregunta: «¿Qué hay en mí que me está frenando?» Asumen toda la responsabilidad que les corresponde y buscan por sí mismos tanto la causa como la solución de sus problemas.
12. Ponga un ladrillo después del otro
Una de las mejores maneras de superar la postergación de las decisiones es apartar de la mente la enorme tarea que tiene enfrente y centrarse en una sola acción que pueda emprender.
Uno de los mejores modos de tragarse un gran sapo es haciéndolo bocado a bocado.
13. Presiónese así mismo
Las personas exitosas se presionan continuamente a sí mismas para rendir a alto nivel. Las que no tienen éxito tienen que recibir instrucciones, ser supervisadas y presionadas por otros.
14. Optimice sus poderes personales
Uno de los requisitos más importantes para ser feliz y productivo es proteger y atesorar continuamente los niveles de energía.
Una razón principal de la postergación de las decisiones es la fatiga, intentar empezar una tarea cuando se está cansado, sin energías ni entusiasmo. Como un motor que está frío por la mañana, no consigue empezar.
15. Motívese para la acción
El nivel de su autoestima, cuánto se gusta y se respeta, es fundamental para sus niveles de motivación y perseverancia. Tiene que hablarse positivamente a sí mismo para potenciar su autoestima. Dígase cosas como «me gusto, me gusto» una y otra vez hasta que empiece a creer que habla y actúa como una persona que rinde al máximo.
16. Practique la postergación creativa
Regla: puede tener su tiempo y su vida bajo control sólo en la medida en que interrumpa las actividades de menos valor.
La diferencia entre alto rendimiento y rendimiento pobre está determinada en gran medida por lo que se elige postergar. Como de todos modos debe postergar algo, decida hoy mismo postergar actividades de bajo valor. Decida postergar, encargar a otros, delegar y eliminar aquellas actividades que no contribuyen mucho a su vida. Libérese de los renacuajos y concéntrese en los sapos.
17. Haga primero la tarea más difícil
Desarrolle el hábito de hacer la tarea más difícil en primer lugar y nunca volverá a mirar hacia atrás. Se convertirá en una de las personas más productivas de su generación.
18. Divida la tarea
Psicológicamente le resultará más fácil completar un fragmento individual y pequeño de un gran proyecto que empezar por el trabajo en su totalidad.
19. Cree lapsos amplios de tiempo
La clave del éxito de este método de trabajar según segmentos específicos de tiempo es que planifique su día por anticipado y programe específicamente un período de tiempo determinado para una actividad o tarea particular.
20. Desarrolle un sentido de urgencia
Las personas altamente productivas se dan tiempo para pensar, planificar y establecer prioridades. Luego se lanzan con fuerza hacia sus objetivos y metas.
Trabajan sin pausa, con fluidez y continuamente y parecen realizar enormes cantidades de trabajo en el mismo lapso que las personas promedio ocupan conversando, perdiendo el tiempo y trabajando en actividades de bajo valor.
21. Concéntrese resueltamente en lo que está haciendo
¡Tráguese ese sapo! Toda planificación, establecimiento de prioridades y organización se resume en este sencillo concepto.
Su capacidad para seleccionar su tarea más importante, para empezada y después concentrarse resueltamente hasta terminada es la clave para alcanzar un alto nivel de rendimiento y productividad personales.
Conclusión:
La clave de la felicidad, de la satisfacción, del gran éxito y de una maravillosa sensación de poder personal y de eficacia es desarrollar el hábito de tragarse su sapo como primera cosa todos los días cuando empiece a trabajar.
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